En un mundo ideal a tu gestor le encantaría que cada factura llevara grapado su albarán, su bono de transporte y su justificante de pago, y todas estuvieran correctamente ordenadas por orden alfabético o por orden de fechas.
Pero la realidad es muy diferente. Sabemos que el día a día debes ocuparlo en tu trabajo principal, y que no siempre dispones del tiempo suficiente para ser meticuloso con tus documentos. Quizás incluso ni te guste el tema del papeleo. En tal caso, ten en cuenta estos consejos para ir más rápido y que no se te pase nada:
- Los albaranes y los bonos de transporte no los contabilizamos, por lo que su utilidad principal es que puedas comprobar que lo que te facturan corresponde a la mercancía que realmente te han entregado, o a los servicios que te han prestado. Presta atención en no confundir albaranes con facturas, pues muchos proveedores los hacen casi idénticos.
- Teniendo en cuenta el apartado anterior, lo que realmente debes prestar atención es en recibir todas las facturas de los proveedores, y reclamarlas si te falta alguna. Almacénalas todas en un mismo lugar para que no tengas que “preparar” los papeles a llevar a tu asesoría: con meter el montón en un sobre, una carpeta o caja será suficiente.
- Ojo! Ten en cuenta que hay gastos que te puedes deducir de los que no recibirás facturas, y tendrás que preocuparte de obtener tu recibo bancario. Es el caso, por ejemplo, de los seguros, los impuestos municipales o las cuotas de Seguridad Social.
- Respecto a los ingresos, si haces facturas, te será muy útil imprimir una copia de todas al final del trimestre. Así podrás comprobar fácilmente si tienen todas una numeración correlativa, o te has saltado alguna sin querer, y si todas tienen su desglose de IVA y retención correctos. Si no haces facturas tendrás que facilitar a tu gestor la totalización de tu caja registradora y el documento de liquidación de los cobros por tarjeta.
- Respecto a los sueldos que pagues, si te hacen la contabilidad en una asesoría diferente a la que te calcula las nóminas, no olvides facilitar el listado de nóminas.
- Si has adquirido BIENES DE INVERSIÓN, es muy importante que separes esa factura, pues tendrás que conservarlas durante más tiempo que las demás, debido al período de amortización del bien.
Por último, considera la posibilidad de pedir a tu asesoría que se desplace a tu domicilio para organizar y clasificar tu documentación, ya que en tal caso rentabilizas tu tiempo con tus clientes, y sabrás que tienes todo en orden sin que te requiera un gran esfuerzo.